Se requiere, que tanto proveedores, compradores y vendedores hablen un mismo idioma a nivel local e internacional para agilizar los procesos logísticos y contables, es por ello que el presente artículo tiene como objetivo principal mostrar la importancia de la “Homologación del maestro de bienes y servicios con el catálogo UNSPSC”, que aplican a los libros contables de Inventarios y Balances, Registro de activos fijos, Inventario Permanente en Unidades Físicas e Inventario Permanente Valorizado. A continuación, se muestra la metodología utilizada para dicha homologación, con un ejemplo claro, y el nacimiento de la obligatoriedad según el tipo de contribuyente.
Introducción
Debemos de homologar nuestro maestro de bienes y servicios a los códigos de producto SUNAT, con el catálogo UNSPSC o GS1(tabla 13 SUNAT, catálogo de existencias), en principio porque nace la obligatoriedad según el tipo de contribuyente por ende se genera la necesidad.
Hay que tener en cuenta que utilizar el catálogo de las Naciones Unidas (UNSPSC), es de fácil adaptación dado que es versátil y flexible que permite a proveedores y compradores hablar un mismo lenguaje, es reconocido no solo a nivel local sino a nivel internacional, por ser electrónico nos permite adaptarlo fácilmente a nuestros sistemas de compras y ventas, además de facilitar la labor del área de compras dado que es un catálogo sumamente completo y coherente que puede ser utilizado por todas las empresas.
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas – UNSPSC
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, por sus siglas en inglés – UNSPSC, es un sistema de clasificación que permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.
El UNSPSC es una clasificación de cinco niveles, teniendo como último nivel a la denominada Función de Negocio, el cual no es muy utilizado.
Los niveles jerárquicos establecidos son los siguientes:
1. Segmento: Agregación lógica de familias para propósitos analíticos.
2. Familia: Un grupo de categorías de productos interrelacionadas.
3. Clase: Un grupo de productos que comparten características comunes.
4. Producto: Un grupo de productos o servicios.
Los pasos a seguir para codificación son los siguientes:
a) Establecer un listado de los bienes y servicios que la entidad necesita. El objetivo de este paso es establecer una lista de mercado basada en las descripciones de las adquisiciones y los objetos contractuales que se pretenden codificar.
b) Verificar la necesidad y si estos bienes o servicios se pueden reconocer de manera precisa.
c) Verifique los bienes y servicios involucrados en un único proceso contractual.
d) La codificación.
Caso peruano
Para el caso peruano, con el fin de implementar un sistema de reordenamiento que nos ayude a fortalecer los controles de las existencias y activos fijos, así como la homologación y el proceso de análisis para el adecuado seguimiento por parte de la administración tributaria. Es por ello que la Resolución de Superintendencia N.° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias, nos indica que desde 1 de enero de 2018 se debe utilizar el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras (CUBSO) establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) para efecto del código de la existencia a consignarse en el Libro de Inventarios y Balances, el Registro de Activos Fijos, el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado.
Y por otro lado según la Resolución de Superintendencia N° 315-2018/SUNAT, los contribuyentes deberán consignar como código de la existencia hasta el tercer nivel jerárquico del código de las Naciones Unidas UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code). El contribuyente podrá utilizar los códigos GS1 (Global Standards One) o CUBSO (Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras), en lugar del UNSPSC.
Siendo el año 2020 el que tuvo cambios fundamentales, explicándose en la Resolución de Superintendencia N.° 042-2018/SUNAT la cual modifica la Resolución de Superintendencia N.° 286-2009/SUNAT en lo referido a los códigos a utilizar para la identificación de las existencias en determinados libros y registros vinculados a asuntos tributarios llevados de manera electrónica para establecer, entre otros, a partir del 1 de julio de 2020:
a) El uso opcional del Código de productos y servicios estándar de las Naciones Unidas (UNSPSC por sus siglas en inglés) o el Global Trade Item Number (GTIN por sus siglas en inglés) para la identificación de los activos fijos o mercaderías y productos terminados en los Registros de Activos Fijos, Inventario Permanente en Unidades Físicas e Inventario Permanente Valorizado, salvo que alguno de estos códigos se hubiere consignado en el comprobante de pago electrónico, en cuyo caso, a partir de dicha fecha es obligatorio para el registro de entrada y salida de los activos fijos o de las mercaderías y productos terminados, según corresponda y;
b) El uso de la versión 5.2 del Programa de Libros Electrónicos (PLE);
Por ende, dejando fuera de la homologación, al CUBSO (Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras). Como lo muestra la tabla 13 – SUNAT (catálogo de existencias):
